Guías · Guardar recibos
Un recibo cumple una función. Guárdalo hasta que la cumpla.
La mayoría de los hogares guarda todo durante un mes y después lo tira todo, que es justo al revés. Los recibos que vale la pena conservar por años terminan en la basura junto con los del café, y los del café llenan el cajón.
La pregunta correcta
No cuánto tiempo, sino para qué.
No hay una cifra única, y quien te dé una se saltó el único paso que importa. Un recibo es una prueba, y cuánto tiempo conviene guardar una prueba depende de lo que podrías tener que demostrar.
Lo útil, entonces, es preguntarte una sola vez, en el momento en que te guardas el recibo: ¿para qué podría llegar a necesitarlo? Con la mayoría, la respuesta honesta es que para nada, y se pueden tirar en cuanto el cargo a la tarjeta deje de estar pendiente. Con unos pocos, la respuesta es una de seis cosas, y cada una fija su propio plazo.
Sigue abierto el plazo de devolución
De unos días a unas semanas, y lo fija la tienda, nadie más. Es el que todos recuerdan, y el más corto de los seis. En Cómo devolver algo que compraste lo explicamos a fondo.
La garantía sigue vigente
De meses a años, y es el caso en que casi todo el mundo tira el recibo antes de tiempo: va a la basura el día en que se cierra el plazo de devolución, cuando a la garantía todavía le quedan cuatro años.
Podrías hacer un reclamo al seguro
Mientras conserves el objeto. Una bicicleta, una computadora portátil, una cámara, herramientas, joyas. Después de un robo en tu casa o de un incendio, el recibo es la diferencia entre un reclamo resuelto y una discusión sobre lo que tenías.
Todavía podrías disputar un cargo
De semanas a meses. Si un cargo está mal, si lo que compraste nunca llegó o si te cobraron dos veces, el recibo es lo que convierte tu versión de los hechos en una prueba. Las disputas de cargos con tarjeta tienen sus propios plazos, y son más cortos de lo que la gente cree.
Un gasto compartido sigue sin saldarse
Hasta que el saldo quede en cero. Un recibo del que alguien todavía no pagó su parte no es un recibo: es una cuenta pendiente. En Cómo dividir una cuenta está el resto.
Podría importar dentro de años
Las compras grandes para una vivienda que quizá vendas algún día, y todo lo que mejore una propiedad en lugar de solo repararla. Son casos poco frecuentes, y son justo aquellos en los que perder un recibo sale caro.
El caso que casi todos manejan mal
La garantía dura años más que el plazo de devolución.
El patrón es siempre el mismo, y se repite en todos los hogares. Se compra algo. Durante tres semanas, la caja y el recibo se quedan en la entrada, por si hay que devolverlo. No se devuelve. Se desarma la caja, el recibo va a la basura y todos sienten que pusieron orden.
Catorce meses después, el producto falla, todavía dentro de una garantía de tres años, y la primera pregunta es: ¿tienes el comprobante de compra? Muchas veces la respuesta es no, y no porque alguien haya sido descuidado, sino porque el recibo se tiró cuando se cerró el plazo de devolución y nadie relacionó las dos fechas.
La solución es un solo hábito, y es gratis: con todo lo que tenga garantía, tómale una foto al recibo el mismo día y anota cuándo vence la garantía. Después, el papel puede irse cuando quieras.
¿Y los impuestos?
En pocas palabras, porque para la mayoría de los hogares no es el motivo.
La mayoría de las personas nunca le entrega un recibo a la autoridad tributaria. Las reglas fiscales sobre qué documentos conservar están pensadas sobre todo para las empresas y para quienes trabajan por cuenta propia, y lo que guarda un empleado común suele limitarse a los recibos que respaldan algo que de verdad dedujo.
Además, las reglas cambian de un país a otro —cuántos años, desde cuándo se cuentan, si se acepta una foto en lugar del papel—, así que aquí no hay una respuesta que valga para todos los que leen esto. Si deduces gastos o tienes algún negocio aparte, consulta a la autoridad tributaria del lugar donde vives antes de tirar nada.
No somos contadores y esto no es asesoría fiscal. Si tienes un pequeño negocio, la respuesta es otra, más larga, y conviene pedírsela a alguien calificado.
Si quieres una sola regla
Fotografía todo. Guarda el papel para seis cosas.
Tómale una foto a cada recibo el mismo día que te lo dan. Toma cuatro segundos, te cubre en los casos que no esperabas y es lo único que sobrevive a un recibo que se borró, algo que les pasa a la mayoría de los recibos de caja en cuestión de meses, no de años.
Después, guarda el papel solo en esos seis casos, y solo mientras su motivo siga vigente. Todo lo demás puede irse en cuanto el cargo deje de estar pendiente.
Ese es todo el sistema. No es ordenado porque tire menos, sino porque sabe por qué guarda cada cosa.
Respuestas directas
Preguntas frecuentes
¿Cuánto tiempo debo guardar un recibo común del supermercado?
Hasta que el cargo ya no aparezca como pendiente en tu tarjeta y tengas la certeza de que no vas a devolver nada; por lo general, unos pocos días. No hay razón para guardar un recibo si nada de lo que incluye tiene garantía, se puede devolver o es un gasto compartido.
¿Qué recibos vale la pena guardar por años?
Todo lo que tenga garantía, todo lo que podrías reclamar al seguro y todo lo que sea tan grande que importe si vendes la casa donde está. Con esos tres casos cubres casi todos los recibos que sale caro perder.
¿Basta con una foto o necesito el papel?
Para tus propios registros, para un reclamo de garantía y para la mayoría de los trámites de seguros y reembolsos, una foto legible es suficiente, y es mucho mejor que un recibo que ya se borró. Si una tienda en particular la acepta para una devolución depende de su propia política. Las autoridades tributarias tienen sus propias reglas sobre las imágenes, y esas reglas cambian según el país.
¿Y los recibos para los impuestos?
Depende de dónde vivas y de si deduces algo. Las reglas están pensadas sobre todo para las empresas y para quienes trabajan por cuenta propia, y varían según el país, así que consulta a la autoridad tributaria del lugar donde vives en vez de fiarte de una cifra general sacada de internet.
¿También tengo que guardar la caja?
Durante el plazo de devolución, muchas veces sí: cuando la caja forma parte del producto, la regla de una tienda para un artículo en su caja a menudo no es la misma que para uno sin caja. Para un reclamo de garantía, lo que suele importar es el recibo, no la caja.
¿Cuál es la regla más sencilla que casi siempre funciona?
Fotografía todo el mismo día; guarda el papel solo mientras siga vigente una devolución, una garantía, un reclamo al seguro, una disputa, un gasto compartido o una compra grande para una vivienda que quizá vendas algún día. Si no se da ninguno de esos casos, el recibo ya cumplió su función.
Dónde entra ExpenseGauge
Guarda los motivos, no solo los recibos.
Una foto es solo la mitad. ExpenseGauge lee lo que dice el recibo —la tienda, la fecha, los impuestos y cada artículo—, así que años después lo encuentras con una búsqueda, en lugar de tener una imagen que primero hay que encontrar.
Y las fechas que importan se guardan junto al recibo. Tú indicas el día en que vence un plazo de devolución o una garantía, y la aplicación te avisa mientras todavía hay tiempo, empezando por la fecha más próxima, en vez de que tengas que darte cuenta después.
Sin contraseña. Inicias sesión con un código de seis dígitos que te llega por correo electrónico. El plan Gratis no es una prueba: mira los precios.